Datenschutzerklärung

HINWEIS: Diese Datenschutzerklärung ist ein Template und muss vor Veröffentlichung von einem Anwalt für Datenschutzrecht oder DSGVO-Spezialisten geprüft und an Ihren konkreten Geschäftsbetrieb angepasst werden.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
{{firmenname_voll}}
{{strasse_hausnummer}}
{{plz_ort}}
E-Mail: datenschutz@dertelefonassistent.de

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist {{ggf_bestellt_oder_nicht}}. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail.

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer und Kunden grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt nach Einwilligung der Nutzer oder auf Grundlage gesetzlicher Erlaubnisse (insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO).

4. Datenverarbeitung beim Besuch unserer Webseite

4.1 Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf werden automatisch Daten in einer Logdatei gespeichert: IP-Adresse (anonymisiert), Datum und Uhrzeit, Browser-Typ, Referrer-URL. Diese Daten werden nach 7 Tagen gelöscht und nicht weitergegeben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb).

4.2 Cookies

Diese Webseite verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Tracking-Cookies und Analyse-Tools (Google Analytics, Facebook Pixel etc.) sind nicht im Einsatz. Falls in Zukunft eingesetzt, werden Sie über einen Cookie-Banner um Einwilligung gebeten.

5. Verarbeitung im Rahmen des Telefonassistenten-Dienstes

5.1 Welche Daten verarbeitet werden

Wenn ein Anrufer mit unserem Telefonassistenten spricht, werden folgende Daten verarbeitet:

• Audio des Gesprächs (für Echtzeit-Verarbeitung; nicht standardmäßig dauerhaft gespeichert)
• Transkript des Gesprächs in Textform
• Telefonnummer des Anrufers
• Zeitpunkt und Dauer des Anrufs
• Vom Anrufer freiwillig genannte Daten (Name, Anliegen, Wunschtermine)

5.2 Wo die Daten verarbeitet werden

Alle Verarbeitungen finden auf Servern in Frankfurt am Main (Deutschland) statt:

• Sprach-zu-Text (Deepgram, Niederlassung EU): Konvertierung des Audios in Text
• Sprachmodell (OpenAI EU-Region): Versteht das Anliegen und formuliert die Antwort
• Text-zu-Sprache (ElevenLabs EU): Generiert die Sprachausgabe
• Telefonie (Twilio EU): Audio-Übertragung
• Voice-Orchestrierung (LiveKit, EU-Hosting): Koordination der Komponenten
• Datenbank (Supabase EU): Speicherung von Transkripten und Terminen

Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

5.3 Speicherdauer

Transkripte werden für 90 Tage gespeichert, anschließend automatisch gelöscht. Anrufmetadaten (Telefonnummer, Datum) werden für 6 Monate gespeichert. Audioaufnahmen werden standardmäßig nicht gespeichert, sondern nur kurz für die Verarbeitung im RAM gehalten und sofort verworfen.

5.4 Hinweis an Anrufer

Vor Beginn jedes Anrufs erkennt der Anrufer, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt. Damit wird die Transparenzpflicht gemäß Art. 13 DSGVO und EU AI Act erfüllt.

6. Verarbeitung von Kundendaten (B2B)

Wenn Sie unser Kunde sind, verarbeiten wir folgende Daten zur Vertragsabwicklung:

• Firmenname, Adresse, USt-ID
• Ansprechpartner: Name, E-Mail, Telefon
• Konto- bzw. Zahlungsdaten (über Stripe)
• Nutzungsdaten (Anrufvolumen, Funktionen)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

7. Weitergabe an Dritte

Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter, außer:

• an unsere Auftragsverarbeiter (siehe Punkt 5.2)
• an Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben
• an Ihren konfigurierten Kalender-Anbieter (Google Calendar, Outlook), wenn Sie diese Funktion nutzen

8. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16)
• Löschung (Art. 17, "Recht auf Vergessen")
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77)

Anfragen richten Sie bitte an: datenschutz@dertelefonassistent.de

9. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann an aktuelle rechtliche Anforderungen oder veränderte Leistungen angepasst werden. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite.

Stand: {{datum}}