Wie es funktioniert

Von der Anmeldung
bis zum ersten Anruf.

Hier finden Sie alles zum Ablauf, Ihren Optionen für die Telefonnummer und was der Assistent für Ihren Betrieb tun kann — und was nicht.

Der Ablauf — Schritt für Schritt

1

Kostenloses Kennenlern-Gespräch (15 Min.)

Ein lockeres Gespräch, damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, was möglich ist und wie alles abläuft — Sie müssen dafür nicht die ganze Webseite lesen. Kein Druck, keine Verpflichtung.

2

Online-Formular ausfüllen — Ihre einzige Aufgabe

Sie bekommen von uns einen Link zu einem einfachen Online-Formular. Sie kreuzen an, was Sie möchten, und tragen bei den Texten ein, was der Assistent sagen soll. Ca. 30 Minuten, einmalig — abschicken, fertig. Haben wir Rückfragen, melden wir uns kurz. Mehr müssen Sie nicht tun.

3

Einrichtung durch unser Team (24 h)

Wir konfigurieren den Assistenten, verbinden ihn mit Ihrem Kalender, richten Ihre Telefonnummer ein und testen das System intern. Sie müssen nichts tun.

4

Test-Phase: Sie probieren aus (24 h)

Sie rufen selbst an, testen verschiedene Szenarien und geben uns Feedback. Wir passen sofort an — Tonfall, Antworten, Pausen, was auch immer nicht passt.

Live — der erste echte Anruf wird angenommen

Ab Tag 3 nimmt Ihr Assistent jeden Anruf an. Sie sehen in Ihrem Kalender die neuen Termine und erhalten eine Benachrichtigung für jeden gebuchten Termin.

Ihre Telefonnummer — vier Optionen

Sie entscheiden, wie der Assistent erreichbar ist. Alle Optionen lassen sich kombinieren und jederzeit anpassen.

A

Neue Nummer einrichten

Sie erhalten eine eigene deutsche Festnetznummer, die direkt zum Assistenten führt. Diese Nummer ist inkludiert — wir richten alles ein. Ideal wenn Sie eine zusätzliche Buchungsnummer haben wollen, die immer angenommen wird.

B

Weiterleitung bei Nicht-Erreichbarkeit

Ihre bisherige Nummer bleibt. Sie richten eine Weiterleitung ein: Wenn Sie nach 3 Klingeln nicht abnehmen — oder besetzt sind — übernimmt der Assistent automatisch. Die meiste Flexibilität für bestehende Praxen.

Einrichtung dauert ca. 5 Minuten — wir schicken Ihnen eine Anleitung für Ihr Telefon.

C

Zeitgesteuerte Weiterleitung

Der Assistent ist nur zu bestimmten Zeiten aktiv — zum Beispiel nach 18 Uhr und am Wochenende. Tagsüber gehen Sie selbst ran, abends und am Wochenende übernimmt der Assistent. So haben Sie volle Kontrolle.

D

Weiterleitung vom Handy

Wenn Ihre Haupt-Rufnummer Ihr Mobiltelefon ist: kein Problem. Sie richten die Weiterleitung einmalig in den Einstellungen Ihres Handys ein (alle Netzbetreiber unterstützt). Wir schicken Ihnen die genaue Anleitung für Ihr Gerät.

Was der Assistent kann — und was nicht

Das kann er

  • ✓Jeden Anruf entgegennehmen und freundlich begrüßen
  • ✓Fragen zu Leistungen, Öffnungszeiten und Anfahrt beantworten
  • ✓Termine direkt im Kalender buchen, verschieben, absagen
  • ✓Rückrufwünsche notieren
  • ✓Notfälle erkennen und an Sie oder einen Notdienst weiterleiten
  • ✓In Ihrem Namen sprechen — mit Ihrer eigenen Stimme (Voice-Cloning)
  • ✓Natürliche Konversation — keine Bandansage, echter Dialog

Das kann er nicht

  • ✗Fachliche Beratung geben (z.B. Diagnosen, rechtliche Einschätzungen)
  • ✗Komplexe Beschwerden bearbeiten — er leitet an Sie weiter
  • ✗Zahlungen oder Rechnungen abwickeln
  • ✗Andere Kanäle bedienen (keine E-Mails, keine WhatsApp)

Häufige Fragen zum Ablauf

Wie lange dauert die Einrichtung wirklich?
Vom Erstgespräch bis zum ersten echten Anruf: 48 Stunden. Erstgespräch + Formular dauern zusammen ca. 30–45 Minuten. Danach läuft alles bei uns.
Behalte ich meine bisherige Telefonnummer?
Ja. Bei den Weiterleitungs-Optionen (B, C, D) bleibt Ihre Nummer unverändert. Sie merken nichts — Ihre Kunden auch nicht, außer dass jetzt immer jemand abnimmt.
Was wenn der Assistent etwas falsch beantwortet?
Schreiben Sie uns — wir passen es innerhalb von 24 Stunden an. Sie haben außerdem Ihren persönlichen Ansprechpartner, der direkten Draht kennt kein Ticketsystem.
Kann ich den Assistenten pausieren oder abschalten?
Ja. Sie deaktivieren einfach die Weiterleitung auf Ihrem Telefon — das geht in Sekunden. Auf Wunsch passen wir auch die Zeiten an, wann der Assistent aktiv ist.
Wie erfahre ich, welche Termine gebucht wurden?
Termine erscheinen direkt in Ihrem Kalender (Google, Outlook oder dem Buchungssystem Ihrer Wahl). Sie werden außerdem per E-Mail benachrichtigt.
Weist sich der Assistent als KI aus?
Ja — das ist gesetzlich vorgeschrieben und Teil unserer DSGVO-Compliance. Zu Beginn jedes Gesprächs weist sich der Assistent kurz als digitaler Assistent aus. Danach läuft das Gespräch natürlich.

Noch Fragen?

In einem kurzen, kostenlosen Gespräch beantworten wir alles — und zeigen Ihnen live, wie es klingt.

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